Betriebs- und Heizkostenabrechnung

Nach unseren in der Vergangenheit gesammelten Erfahrungen werfen die Betriebs- und Heizkostenabrechnungen alljährlich die gleichen Fragen auf. Insbesondere aufgrund der Entwicklung dieser Wohnnebenkosten werden die Abrechnungen immer aufmerksamer betrachtet. Die häufigsten Fragen sollen hier beantwortet werden:

• Was genau sind Betriebskosten?
• Wie werden die Betriebskosten verteilt?
• Was ist eine Wirtschaftseinheit?
• Warum werden die Betriebskosten nach Wirtschaftseinheiten abgerechnet?
• Warum werden die Kosten nicht nach Personen umgelegt?
• Wie erfolgt die Verteilung der Heizungs- und Warmwasserkosten?
• Warum habe ich eine so hohe Heizkostennachzahlung, auch wenn ich erst wenige Monate in der Wohnung gelebt habe?
• Wie lese ich meine Heizkostenverteiler selbst ab?
• Wie sicher ist das METRONA FUNKSYSTEM star?
• Warum erhalte ich meine Abrechnung erst so spät, obwohl ich im letzten Jahr schon ausgezogen bin?
• Warum wird nicht die letzte monatliche Vorauszahlung mit 12 Monaten multipliziert für die Berechnung der Gesamtvorauszahlung in der Abrechnung?
• Warum erhöhen sich meine monatlichen Vorauszahlungen trotz eines Guthabens in der Abrechnung?

Betriebskosten sind Kosten, die durch die Nutzung von Grundstücken und Gebäuden laufend entstehen. Unser Ziel ist, eine gerechte Kostenumlage durchzuführen, auch wenn eine verursachungsgerechte Aufteilung nicht immer möglich ist. Die unterschiedlichen Betriebskostenarten sind in der Betriebskostenverordnung (kurz: BetrKV) verankert. Hier ein kurzer Überblick:

• Grundsteuer
• Wasserversorgung, Niederschlagswassergebühren
• Entwässerung
• Heizungskosten
• Kosten der Warmwasserversorgung
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
• Aufzugskosten
• Straßenreinigung und Abfallbeseitigung
• Hausreinigung und Schädlingsbekämpfung
• Gartenpflege
• Allgemeinstromversorgung
• Schornsteinreinigung
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hauswart
• Rundfunk- und Fernsehanschluss
• maschinelle Wascheinrichtungen
• Sonstige Betriebskosten (im Dauernutzungsvertrag gesondert vereinbart)

Die Verteilung der Betriebskosten erfolgt grundsätzlich nach dem Verhältnis der Wohn-/Nutzflächen des Gebäudes oder der Wirtschaftseinheit. Ausnahmen dieser Regelung ergeben sich aus gesetzlichen Vorschriften oder mietvertraglichen Vereinbarungen. Hierunter fallen die Kosten für:

• Wasserversorgung und Entwässerung, sofern Wohnungszwischenzähler vorhanden
• Heizungskosten
• Kosten der Warmwasserversorgung
• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgung
• Rundfunk- und Fernsehanschluss

Eine Wirtschaftseinheit können ein oder mehrere Gebäude sein, die demselben Eigentümer gehören und im örtlichen und wirtschaftlichen Zusammenhang stehen.

Alle unsere Gebäude sind zu einzelnen Wirtschaftseinheiten zusammengefasst. Für jede Wirtschaftseinheit erfolgt die Aufteilung der entsprechenden Betriebskostenarten nach dem Verhältnis der Wohn-/Nutzflächen zueinander. Da einzelne Betriebskostenarten nicht pro Gebäude zugeordnet werden können, z. B. Straßenreinigung und Niederschlagswasser nach Flurstücken oder die Gartenpflege nach angrenzenden Grundstücken, werden diese Kostenarten in den einzelnen Wirtschaftseinheiten zusammengefasst.
Darüber hinaus ist es möglich, durch Vergabe von größeren Aufträgen innerhalb der Wirtschaftseinheiten günstigere Konditionen im Sinne der Mieter auszuhandeln. Für die verbrauchsbezogenen Betriebskostenarten werden Wirtschaftseinheiten nach Verbrauchskreisen erstellt. Hier werden die Mieteinheiten zusammengefasst, die z. B. von derselben Heizstation mit Wärme oder über einen gemeinsamen Wasserzähler mit Wasser versorgt werden.

Zwar hat jeder Mensch individuelle Lebensgewohnheiten, jedoch ist eine Abrechnung nach Personen nicht verbrauchsgerechter als eine Abrechnung nach der Wohn-/Nutzfläche. Zum einen ist die Höhe der Wasserkosten stets unterschiedlich, z. B. aufgrund der Häufigkeit der Badbenutzung oder der Nutzung von Spül- und Waschmaschinen, und dies völlig unabhängig von der haushaltzugehörigen Personenanzahl. Zum anderen ist eine zentrale Erfassung der sich stets ändernden Personenzahl in unserem Wohnungsbestand unmöglich, zumal uns personelle Veränderungen in den Haushalten nur selten gemeldet werden. Somit ist eine Abrechnung nach Personenanzahl nicht durchführbar.

Die Verteilung der Heizungs- und Warmwasserkosten ist in der Heizkostenverordnung (kurz: HeizkV) verankert und gesetzlich vorgeschrieben. Hiernach ist eine Kostenverteilung nach hundertprozentigem Verbrauch nicht zulässig. Nach einem einheitlich festgelegten Schlüssel werden die Kosten in unserem Wohnungsbestand fast ausnahmslos zu 70 % nach dem Verbrauch und zu 30 % nach der jeweiligen Wohn-/Nutzfläche verteilt. 

Die Zusammensetzung der Heizkostenvorauszahlung ist ein Durchschnittswert der vorausgegangenen Heizperiode von zwölf Monaten. Der Wärmebedarf innerhalb eines Jahres ist aufgrund der Sommer- und Wintermonate sehr unterschiedlich. Erhält ein Mieter nach dem Auszug eine Heizkostenabrechnung, die nicht die volle Heizperiode, sondern nur die heizstarken Wintermonate betrifft, so waren die geleisteten Vorauszahlungen deutlich geringer als die tatsächlich entstandenen Kosten. Die Konsequenz hieraus ist eine Nachzahlung. Im umgekehrten Fall, bei einer verkürzten Heizperiode durch Auszug zu Beginn der Wintermonate, entsteht ein Guthaben, da die Vorauszahlungen höher waren als die tatsächlich entstandenen Kosten.

Insgesamt gesehen gleichen sich Vorauszahlungen und Kosten über die volle Heizperiode aus. Bei Neubezug einer Wohnung wird als Maßstab der Vorauszahlungsbetrag des Vormieters der Wohnung in Ansatz gebracht, da das Verbrauchsverhalten des neuen Mieters völlig unbekannt ist. Das tatsächliche Verbrauchsverhalten des neuen Mieters ist erst bei Erstellung der ersten Heizkostenabrechnung erkennbar. Bei dieser ersten Abrechnung kann es zu Nachzahlungen, eventuell aber auch zu Gutschriften kommen. Der neue Vorauszahlungsbetrag wird entsprechend angepasst.

Wie Sie Ihre Heizkostenverteiler selbst ablesen können, erfahren Sie hier.

Einige technische Informationen bezüglich der elektromagnetischen Sicherheit finden Sie hier.

Auch wenn der Gesetzgeber dem Vermieter eine Frist von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zur Erstellung der Nebenkostenabrechnungen eingeräumt hat, ist unser Ziel, diese schnellstmöglich fertigzustellen und an den Mieter weiterzuleiten. Die Nebenkostenabrechnungen können allerdings erst nach Ende des regulären Abrechnungszeitraumes für die gesamte Wirtschaftseinheit erstellt werden, keinesfalls aber zum Ende eines einzelnen Vertragsverhältnisses. Erst nach Vorliegen aller Endverbrauchsabrechnungen kann eine zeitanteilige Abrechnung der Nebenkosten für die Mieter erfolgen, die vor Beendigung des regulären Abrechnungszeitraumes aus der Wohnung ausgezogen sind.

In den meisten Fällen erhalten Sie mit der Betriebskosten- bzw. Heizkostenabrechnung eine Neuberechnung der zukünftigen monatlichen Vorauszahlungen. Die Leistung der neu berechneten Vorauszahlung beginnt in der Regel erst mit Beginn des Monats, der auf die Abrechnung folgt. Zu diesem Zeitpunkt hat die neue Abrechnungsperiode bereits begonnen; in den vergangenen Monaten sind jedoch Vorauszahlungen in der bisherigen Höhe geleistet worden.

Beispiel:
Die Betriebs- und Heizkostenabrechnung erfolgt per 31.12. am 15.02. des Folgejahres. Es ergibt sich eine um monatlich 20,00 € höhere Vorauszahlung als im Vorjahr. Diese Vorauszahlung, angenommen 150,00 €, wird somit ab dem 01.03. geleistet. In der nächsten Abrechnung werden die Vorauszahlungen mit 2 x 130,00 € (für die Monate Januar und Februar) zzgl. 10 x 150,00 € (für die März bis Dezember) berücksichtigt.

Die Anpassung der Vorauszahlungen geschieht im Interesse der Mieter, um Nachforderungen in der nächsten Abrechnung zu vermeiden. Auch wenn die aktuelle Abrechnung ein Guthaben ausweist, kann es vorkommen, dass die bisher geleisteten monatlichen Vorauszahlungen die zu erwartenden Kosten der Energieversorger und der kommunalen Abgaben in der nächsten Abrechnungsperiode nicht decken.